企業(yè)年會策劃的幾個重要因素
策劃，指積極主動地想辦法，定計(jì)劃。它是一種策略、籌劃、謀劃或者計(jì)劃、打算，它是個人、企業(yè)、組織結(jié)構(gòu)為了達(dá)到一定的目的，充分調(diào)查市場環(huán)境及相關(guān)聯(lián)的環(huán)境的基礎(chǔ)之上，遵循一定的方法或者規(guī)則，對未來即將發(fā)生的事情進(jìn)行系統(tǒng)、周密、科學(xué)的預(yù)測并制訂科學(xué)的可行性的方案。下面是小編整理的企業(yè)年會策劃的幾個重要因素，歡迎閱覽。
企業(yè)年會不僅是公司對于一個工作事項(xiàng)的回望，更重要的是作為一個加強(qiáng)員工相互了解，增加企業(yè)凝聚力的重要途徑，一個成功的企業(yè)年會不僅僅要展示業(yè)績，更要投入人文關(guān)懷因素，因此公務(wù)在企業(yè)年會中所占的分量是極少的，而更多的內(nèi)容可以通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。接下來公司通過多年在年會晚會策劃、新品發(fā)布會、開業(yè)慶典等活動策劃經(jīng)驗(yàn)來談?wù)勂髽I(yè)年會策劃的幾個重要因素。
一、節(jié)省預(yù)算
花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會分為:門市價(jià)、前臺折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會議場地和客房反而比通過會務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。
二、節(jié)省時間
簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。
三、更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系
以保障會議的順利進(jìn)行。年會的組織實(shí)施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。
四、確定方案環(huán)節(jié)
首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的`有效手段。
工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：
1、 邀請的貴賓及確認(rèn)其成行;
2、 舞臺設(shè)計(jì)、場地搭建、燈光音響布置的完成;
3、 文書工作、會議資料的準(zhǔn)備;
4、 房間分配表;
5、 用餐(餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡);
6、 交通安排;
7、 各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式;
8、 支付各項(xiàng)定金的時間表;
9、 表演者的邀請及確認(rèn);
10、 禮品、胸花、指示牌、胸卡;
11、 會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準(zhǔn)備工作的時候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。 在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進(jìn)行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個消費(fèi)場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi) 、酒水、大堂吧消費(fèi)、迷你吧消費(fèi)、會議茶歇的人數(shù)等等。
一般而言，酒店的各項(xiàng)預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計(jì)人數(shù)的5-10%以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。 總結(jié)報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。
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