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如何起草項目建議書
導語：下面為大家介紹如何起草項目建議書，歡迎閱讀。
項目經(jīng)理可能被要求為客戶提供一些建議書，一般指的是需求建議書(RFP)、報價邀請書(Request For Quotation，RFQ)或信息邀請(Request For Information，RFI)。這通常是個很大的挑戰(zhàn)，主要是因為在建議書的起草過程中沒有足夠的時間和客戶溝通。這就很容易產(chǎn)生很多的假想而影響建議書的質(zhì)量，進而影響未來項目。而我們的目標是為了起草能夠獲勝的項目建議書，它是項目開始的基礎(chǔ)。成功的建議書應(yīng)該是認真規(guī)劃和書寫的，要和實際情況緊密結(jié)合，具有競爭力。
建議書可以是發(fā)給內(nèi)部或外部客戶的。無論其規(guī)模大小，任何建議書都離不開領(lǐng)導者和整個團隊的努力。由于團隊具有臨時性的特點，這就要求團隊領(lǐng)導者能迅速集合并推動整個團隊向前。向團隊成員闡述建議書的起草要求及其對于公司的重要性。
建議書能向潛在的客戶展示你是如何實現(xiàn)他們的要求或需要的。要想利用建議書達成簽合同的目的，那就需要在建議書上下工夫。成功的建議書需要紀律。在建議書中最難做到的是恰當?shù)乇磉_完成該項目的承諾。要請來相關(guān)領(lǐng)域最好的專家來起草建議書。負責起草建議書的領(lǐng)導要確保所有相關(guān)任務(wù)都有一個合格人員來撰寫部分建議。要為建議書安排一個時間表，以確保能在規(guī)定的時間內(nèi)完成。這個時間表對于確保建議書能準確送達客戶手中非常重要。根據(jù)我們的經(jīng)驗，大多數(shù)時候，建議書起草團隊成員往往會因為時間缺乏而覺得壓力非常大，這就為錯誤和疏忽埋下了隱患。要安排好時間對建議書進行校訂，以找出其中的紕漏。
我們建議采取以下策略來贏得合同。
(1)明白客戶的需要和要求。
(2)了解和分析競爭對手的條件。
(3)分析自己公司所能給出的條件。
(4)作出能讓自己的建議書勝算最大的決策。
建議書的內(nèi)容
當起草大型且較復雜的建議書時，一步一步慢慢做會更有成效。建議書通常要為客戶闡述以下三個方面的內(nèi)容。
— 你要做什么?
— 你將如何做到?
— 成本如何?
建議書的要素包括以下幾點。
— 執(zhí)行摘要。要突出建議書的重點，這就相當于項目目標陳述，闡述你在做什么、為什么這樣做、怎么做以及成本如何。
— 技術(shù)。具體描述要完成的工作及所需的程序步驟。
— 管理。管理好項目和有利于增加供貨商可信度的必要信息，這能表明你以前做過類似的項目。
— 報價。提出報價和條款。
根據(jù)項目的重要性，這些要素可以放在一個或多個文件里，技術(shù)、管理和報價各放在一個文件里，并附上概述和總結(jié)。
建議書技術(shù)部分
這部分要詳細闡述建議的內(nèi)容，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 問題陳述。
— 技術(shù)討論。
— 項目計劃。
— 任務(wù)分配。
— 總結(jié)。
— 附錄。
建議書管理部分
這部分詳細闡述項目是如何管理的，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 項目管理方案。
— 公司歷史。
— 管理信息。
— 過去的經(jīng)驗。
— 設(shè)備。
— 總結(jié)。
建議書報價部分
這部分主要涉及項目成本和合同條款，通常包括以下內(nèi)容。
— 介紹。
— 報價一覽表。
— 支持性細節(jié)。
— 條款。
— 估價方法。
— 總結(jié)。
待解決問題
建議書最重要的一點是要知道并明白客戶想讓你解決的問題。如何闡述你對問題的理解以及你提出的解決問題的項目，這對于讓客戶相信你已經(jīng)完全理解了他們的需求并且接受你的建議而言至關(guān)重要。因而，你的闡述要基于事實、有說服力并且準確。弄錯了問題或給出了帶有主觀色彩的觀點，都不會讓客戶覺得你的建議是最好的。
問題和解決方案的描述通常包括以下幾點。
— 問題的本質(zhì)。
— 問題的背景。
— 最優(yōu)解決方案的特點。
— 備選的解決方案。
— 選定的解決方案。
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