英語書信從信封到附言寫作指南

英語書信從信封到附言寫作指南

　　下面為大家講講英文書信和中文書信從信封到附言寫作有那些不同呢？

　　一、信封

　　與中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名寫在信封的中間，發信人的地址和姓名寫在信封的左上角，或信封背面。英文書信的地址應從小寫到大，先寫門牌號碼，再寫街道、城鎮、省或州及郵政編碼，最后是國家名稱。國家名稱的每一個字母都要大寫。

　　二、信內

　　1、信頭/個人信頭(Letterhead/Personal Letterhead)

　　公司信紙上一般都印有其名稱、地址和聯系號碼，這就是通常所說的信頭。在沒有信頭的普通信紙上寫信，作者就需要寫明回郵地址和聯系號碼。

　　2、封內日期(Date Line)

　　封內日期是寫信或打字時的日期。封內日期寫在信頭或作者地址的下兩行。

　　3、封內地址(Inside Address)

　　封內地址是收信人的地址，包括姓名，職務(如適用)，公司名稱(如適用)，街道名稱或信箱號，城市，州或省，郵政編碼和國家。封內地址通常寫在左手邊，在日期線和稱呼之間。

　　4、稱呼(Salutation)

　　稱呼是一封信開頭對收信人的稱呼，寫在封內地址或提示句下兩三行。稱呼后可以寫冒號或逗號。在商業信函或其他正式書信中，用冒號。

　　在非正式書信中，稱呼后用逗號。(注意：盡量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因為這種稱呼已經過時，并且不很友好。改進方法是爭取確定收信人的姓名，或使用“Dear Human Resources Manager”，“Dear Friends”這樣的稱呼。在給律師或外交領事寫信時，可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜，但它們不應出現在稱呼中。同樣，如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”，如“George Bush, Jr.”也不能把它們包含在稱呼中。)

　　5、頭銜(Titles)

　　除非寫信人與收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“Mr.”，“Professor”等表示禮貌的頭銜。

　　6、提示句(選擇性)Attention Line(optional)

　　提示句的用途是指明把信送給某個具體的人或部門處理，盡管信是寫給這個組織的。另外，在指明的收信人不在時，它也允許組織中其他人查看信的內容。提示句通常寫在封內地址的下兩行或封內地址的上面。

　　7、主題句(選擇性)Subject Line(optional)

　　主題句簡要說明信的內容。通常寫在封內地址和稱呼之間。如果寫信人不知道收信人的姓名，也可以用主題句代替稱呼。為了收到最佳效果，可以給主題句加下劃線，或大寫主題句。

　　8、正文(Body of the Letter)

　　正文的格式多種多樣。商業信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書信中，全部內容包括日期和信尾問候語，都從左側頂格開始。段落開頭不空格，各段之間空兩行。修正齊頭式，是使用最為廣泛的一種格式，商業和私人信件都可以使用，盡管在私人信件中不一定要寫回郵地址和封內地址。使用沒有印刷信頭的普通信紙時，這種格式最合適。與齊頭式不同，發信人地址、日期，信尾問候語和簽名都從中間開始寫。其余部分從左邊開始。

　　9、寫信人簽名(Writer’s Identification/ Signture)

　　寫信人的簽名、名字和頭銜(如果適用)，寫在信尾問候語同側三四行以下的位置。

　　10、附注(Notions)

　　附注寫在寫信人簽名下兩行的位置，附注包括參考縮寫，附件的數目和內容以及將收到這封信副本的人員名單。附注寫在左側。

　　11、信尾問候語(Complimentary Closing)

　　信尾問候語是寫在信尾的告別話語，例如“Sincerely”，“Sincerely yours”。通常位于正文兩三行以下。第一個單詞的第一個字母要大寫，最后以逗號結尾。

　　12、附言(Postscript PS or P.S.)

　　附言用來說明沒有包括在信中的想法和內容。通常在附注下兩三行的地方，從左側頂格寫起。在促銷和私人信件中，附言也可以用來強調寫信人請求收信人采取的行動和做出的考慮