如何寫(xiě)會(huì)議邀請(qǐng)函
一、會(huì)議邀請(qǐng)函的含義
會(huì)議邀請(qǐng)函是專(zhuān)門(mén)用于邀請(qǐng)?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒?huì)議，具有禮儀和告知雙重作用的會(huì)議文書(shū)。
邀請(qǐng)函用于會(huì)議活動(dòng)時(shí)，與會(huì)議通知的不同之處在于：邀請(qǐng)函主要用于橫向性的會(huì)議活動(dòng)，發(fā)送對(duì)象是不受本機(jī)關(guān)職權(quán)所制約的單位和個(gè)人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會(huì)權(quán)利或義務(wù)，是否參加會(huì)議由對(duì)象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會(huì)、咨詢(xún)論證會(huì)、技術(shù)鑒定會(huì)、貿(mào)易洽談會(huì)、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)產(chǎn)等，以發(fā)邀請(qǐng)函為宜。
而會(huì)議通知?jiǎng)t用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會(huì)者存在隸屬關(guān)系或工作上的`管理關(guān)系)性質(zhì)的會(huì)議，或者與會(huì)者本身具有參會(huì)的法定權(quán)利和義務(wù)的會(huì)議，如人民代表大會(huì)、董事會(huì)議等。對(duì)于這些會(huì)議的對(duì)象來(lái)說(shuō)，參加會(huì)議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會(huì)議通知，不能用邀請(qǐng)函。學(xué)術(shù)性團(tuán)體舉行年會(huì)或?qū)ｎ}研討會(huì)時(shí)，要區(qū)別成員與非成員。對(duì)于團(tuán)體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會(huì)議通知，而邀請(qǐng)非團(tuán)體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請(qǐng)函。
二、會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容
會(huì)議邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容與會(huì)議通知一致，包括會(huì)議的背景、目的和名稱(chēng);主辦單位和組織機(jī)構(gòu);會(huì)議內(nèi)容和形式;參加對(duì)象;會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
三、會(huì)議邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)
1.標(biāo)題
由會(huì)議名稱(chēng)和“邀請(qǐng)函(書(shū))”組成，一般可不寫(xiě)主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級(jí)論壇邀請(qǐng)函》。“邀請(qǐng)函”三字是完整的文種名稱(chēng)，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開(kāi)寫(xiě)成“關(guān)于邀請(qǐng)出席××會(huì)議的函”
2.稱(chēng)呼
邀請(qǐng)函的發(fā)送對(duì)象有三類(lèi)情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請(qǐng)函，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)單位名稱(chēng)。由于邀請(qǐng)函是一種禮儀性文書(shū)，稱(chēng)呼中要用單稱(chēng)的寫(xiě)法，不宜用泛稱(chēng)(統(tǒng)稱(chēng))，以示禮貌和尊重。
(2)邀請(qǐng)函直接發(fā)給個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)個(gè)人姓名，前冠“尊敬的”敬語(yǔ)詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報(bào)刊上公開(kāi)發(fā)布的邀請(qǐng)函，由于對(duì)象不確定，可省略稱(chēng)呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱(chēng)。
3.正文
正文應(yīng)逐項(xiàng)載明具體內(nèi)容。開(kāi)頭部分寫(xiě)明舉辦會(huì)議的背景和目的，用“特邀請(qǐng)您出席(列席)”照應(yīng)稱(chēng)呼，再用過(guò)渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式寫(xiě)明具體事項(xiàng);最后寫(xiě)明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫(xiě)“此致”，再換行頂格寫(xiě)“敬禮”，亦可省略。
4.落款
因邀請(qǐng)函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱(chēng)，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱(chēng)并蓋章。
5.成文時(shí)間
寫(xiě)明具體的年、月、日。
【范文一】
感謝各位領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)期以來(lái)的關(guān)心和幫助!______________自從2012年____運(yùn)行以來(lái)，在貴局的關(guān)心支持下，工作開(kāi)展正常有序。為了更好地推進(jìn)______________補(bǔ)充醫(yī)療保險(xiǎn)工作，總結(jié)20____年上半年工作，特邀請(qǐng)貴局領(lǐng)導(dǎo)參加我公司在綏江縣舉辦的20____年上半年工作分析會(huì)，會(huì)議相關(guān)事宜安排如下：
一、會(huì)議內(nèi)容
分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。
二、邀請(qǐng)參會(huì)人員
________局長(zhǎng)，__________副局長(zhǎng)，__________副局長(zhǎng)，____________科長(zhǎng)及相關(guān)人員，______科長(zhǎng)及相關(guān)人員;各縣區(qū)____長(zhǎng)、____________長(zhǎng)，________股長(zhǎng)，______股長(zhǎng)。
四、座談會(huì)時(shí)間及地點(diǎn)
會(huì)議時(shí)間：20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店報(bào)到，會(huì)議20____年____月____日，會(huì)期一天。
會(huì)議地點(diǎn)：__________酒店 樓會(huì)議室
住宿地點(diǎn)：__________酒店
五、聯(lián)系方式
聯(lián)系人：______ 電話：135________________
______ 電話：186________________ 傳真：________-______________
安排相關(guān)參會(huì)事宜。
______________________公司 20____年__月____日
【范文二】
20____年春節(jié)聯(lián)歡晚會(huì)邀請(qǐng)涵
在我們中華民族傳統(tǒng)節(jié)日——春節(jié)即將到來(lái)之即。首先，我代表____單位全體工作人員，
向默默地關(guān)懷、厚愛(ài)、支持____單位的各位同仁表示感謝!
在此，____單位為答謝您長(zhǎng)期以來(lái)的支持，精心準(zhǔn)備了一場(chǎng)精彩的春節(jié)聯(lián)歡晚會(huì)。 真誠(chéng)邀請(qǐng)您屆時(shí)捧場(chǎng)。
活動(dòng)時(shí)間：20____年____月____日晚____點(diǎn)
活動(dòng)地點(diǎn)： ____單位文體廣場(chǎng)
____單位 20____年____月____日