讓八小時(shí)做更多事美文
為什么8小時(shí)對(duì)你來說永遠(yuǎn)不夠用？我們中的大部分人每天都巴不得有三頭六臂去應(yīng)付工作。如果一天之中，你的工作平均每三分鐘被打斷一次，8小時(shí)該如何夠用？
調(diào)查表明：你一旦停下來，就得再花上25分鐘重新去專注一件事情，這就意味著，你閃現(xiàn)的靈光可能轉(zhuǎn)瞬即逝。在所有類似的案例中，有41％的當(dāng)事人無法恢復(fù)到停下之前的工作狀態(tài)。
到底是誰偷走了我們的時(shí)間？我們支離破碎的8小時(shí)又要怎么合理分配，才能保質(zhì)保量地完成工作？
行政專員Lucy是超級(jí)樂天派。她堅(jiān)信只要出現(xiàn)在辦公室，就肯定能完成當(dāng)日所有的工作。她總是美美地坐在椅子上，左手是新鮮的甜甜圈，右手是溫?zé)岬哪描F。她首先開始瀏覽郵件，然后過濾掉一些信息，整合好發(fā)到老板郵箱。接著再傲一堆請(qǐng)示報(bào)告。40分鐘后開始著手寫文案，正當(dāng)靈感突然閃現(xiàn)時(shí)，手機(jī)鈴聲響起，老板直接問：“現(xiàn)在空著嗎？我們開工作緊急會(huì)議！”
Lucy能一直這么樂天下去嗎？她其實(shí)也不知道。她只是說自己是那種天生不會(huì)說NO的人，所有突然擺在她面前的事她都會(huì)一件件地去做好，但某天她猛地發(fā)現(xiàn)，真正屬于自己的時(shí)間越來越少，緊張感和壓迫感越來越強(qiáng)。她其實(shí)是多么希望在下班后約上朋友去看場電影，但工作多得總是讓她到晚上8點(diǎn)后才能離開公司……
你也有Lucy這樣的困惑嗎？來看專家給出的stepbystep時(shí)解決方案。
step1為什么你就不能說NO？
大部分人在突然降臨的任務(wù)前都選擇接受，似乎是怕讓對(duì)方失望，其實(shí)我們是更怕讓自己失望，因?yàn)槲覀兌紙?jiān)信一條——一旦被需要，再苦也要笑。如果我們當(dāng)時(shí)臉上有一絲不爽的表情，這就等于是告訴對(duì)方下回別拿這么點(diǎn)小事來麻煩自己。所以被打擾是很糾結(jié)人心的`事情。它一方而代表著你被信任，一方面代表你即便被打擾也沒什么大不了的，于是我們似乎只能苦中作樂。
另外一個(gè)我們不愿說NO的理由，是怕被認(rèn)為不合群而擔(dān)心受到排擠。的確，與生活或工作伙伴和諧相處非常重要。你需要把每件事都按順序安排好，不然你只能西瓜、芝麻一起丟。
step2事件等級(jí)平衡法則
羅列出讓你如臨大敵的各種事情，跟蹤記錄一周，寫下時(shí)間、通過何種方式遇到（例如：電子郵件、電話等），然后留意自己完成這些事情所耗費(fèi)的時(shí)間并劃出等級(jí)：A代表非常緊急B代表重要但不太緊急C不重要把A等級(jí)里所耗費(fèi)的時(shí)間加起來再除以5，得出的時(shí)間就是你每天必須騰出的時(shí)間。也許，有2-3個(gè)人會(huì)在任意一個(gè)時(shí)間來布置任務(wù)（你的老板，1個(gè)或2個(gè)核心小組成員）。如果感覺超過你能應(yīng)付的極限了，就把時(shí)間往后延長些，不要強(qiáng)求自己馬上完成。很多事情是重要的（B等級(jí)），正如你小本子里記錄的，它們并沒那么十萬火急，那就等等吧。有時(shí)，推遲去做一些事也是值得的，因?yàn)槟隳芨鼘Ｗ⒏咝У赝瓿筛匾氖隆４蚱颇阒暗墓ぷ髁?xí)慣也許很難，但是通過一段時(shí)間的“平衡訓(xùn)練”，相信你很快可以享受前所未有的輕松感覺。
step3與無聊之事絕緣
其實(shí)很多事情都很無聊，所以下一步要做的就是過濾它們：
1重新整理你的辦公室。如果辦公室看起來像個(gè)咨詢中心，那么就盡可能別弄得那么有親和力吧。
2當(dāng)你真的需要專注完成某項(xiàng)工作時(shí)，就關(guān)掉郵件提醒功能。很多資深職場人都會(huì)提醒你：上班的第一件事永遠(yuǎn)不應(yīng)該是打開電子郵箱或聊天工具，而是把最清醒的頭腦留給最重要的工作。所謂靠譜的成就感應(yīng)該是集合所有精力和高度注意力去解決一整天中最關(guān)鍵的那幾樣事情。上午10點(diǎn)才去搭理郵件也沒什么大不了的。
3如果你身處管理階層，那么授權(quán)給部下來做決策，別總讓自己狼狽地面對(duì)泛濫成災(zāi)的小問題和抱怨。你需要十分清晰的終極目標(biāo)，然后盡可能創(chuàng)造出一個(gè)能讓員工們自由創(chuàng)新的空間，并且明確告知你不在的時(shí)候他們擁有哪些權(quán)限去做哪些決定。
Seep4巧言應(yīng)對(duì)麻煩
上班時(shí)間總有各種各樣的麻煩突如其來，可你還是能有辦法去規(guī)劃它們：
1在任何人都可能突然出現(xiàn)在你面前時(shí)請(qǐng)給自己保留出一些“開放式”時(shí)間。試著先鎖住一小時(shí)，再打開一小時(shí)，張弛有度地處理不同程度的事務(wù)。
2聊天的開場白，把常用的那句“今天忙嗎”換成“我能為你做些什么”。職場中你更需要的是直奔主題。
3跟同事開會(huì)的時(shí)候先想清楚你有多長時(shí)間來進(jìn)行。15分鐘，還是半小時(shí)？如果是半小時(shí)的話，那么你州以試著這么說：“那么現(xiàn)在我先簡單介紹一下進(jìn)度吧，因?yàn)?0分鐘后我還有個(gè)會(huì)……”這種方式能使對(duì)方更清楚你目前的工作狀態(tài)，不至于苛求你的完成速度。
4工作進(jìn)程中被突如其來的事情打斷，你可以花一點(diǎn)時(shí)間梳理思路和情緒，預(yù)計(jì)出所需要的時(shí)間。例如，寫一個(gè)簡要的備注：30分鐘。如果你正存寫文案，那么用明亮的彩色筆在停頓處做個(gè)標(biāo)記，方便之后繼續(xù)。
當(dāng)你的時(shí)間已經(jīng)合理安排，又何愁沒有閑暇時(shí)間去享受一杯咖啡的愜意和一場電影的美好呢？一切盡在掌握中！
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