轉(zhuǎn)接電話的禮儀技巧
轉(zhuǎn)接電話拿著話筒和放下話筒一個(gè)樣
很多人在拿著話筒時(shí),通常會(huì)比較注意自己的語(yǔ)言,會(huì)說“您找哪位?請(qǐng)您稍等。”放下電話找人時(shí),往往忘了對(duì)方也能聽見,變得隨心所欲,就像前面案例中所說的,變成了“是個(gè)男的”,或者說“一個(gè)有外地口音的人”,“一個(gè)聲音挺嬌的小姑娘”。當(dāng)對(duì)方在電話里聽到這些形容方式時(shí),會(huì)感到不愉快。因此轉(zhuǎn)接時(shí),要同樣用客氣的方式叫人,或者應(yīng)該用手捂上話筒,注意隔音。
做好電話記錄
如果對(duì)方要找的人不在,要盡量做好電話記錄工作。記錄內(nèi)容包括什么人、什么時(shí)間打的.電話、大概是要說什么事(如果對(duì)方不愿意不必強(qiáng)問)、對(duì)方有什么要求(一看到字條馬上回電話,還是晚上再打電話等)。通常很多人在轉(zhuǎn)接電話時(shí)不予記錄或者記錄得非常簡(jiǎn)單,只有一個(gè)姓和一個(gè)電話號(hào)碼,這樣對(duì)方要找的人工作繁忙的話,這種電話可能得不到及時(shí)回復(fù)。
確認(rèn)對(duì)方姓名身份盡量用褒義詞語(yǔ)
替人轉(zhuǎn)接電話,確認(rèn)對(duì)方姓名時(shí),盡量要用褒義詞語(yǔ)。不要脫口而出,用習(xí)慣用語(yǔ)去確認(rèn)對(duì)方的姓名。比如“您姓孫,是孫子的孫嗎?”“您姓冷,是冷淡的冷嗎?”諸如此類,讓對(duì)方聽了感到不快。其實(shí)可以改成“是孫子兵法的孫嗎?”“是冷熱的冷嗎?”在記錄對(duì)方電話號(hào)碼時(shí),則一定要重復(fù),以免記錯(cuò)。
未經(jīng)要接電話者同意不要輕易將手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方
轉(zhuǎn)接電話時(shí),如果來(lái)電者要找的人不在,對(duì)方詢問手機(jī)號(hào)碼時(shí),轉(zhuǎn)接者一定要經(jīng)過要接電話者同意才能把手機(jī)號(hào)碼告訴對(duì)方。否則可能嚴(yán)重干擾到要接電話者的工作或生活。
講究口德不亂傳閑話
如果轉(zhuǎn)接到了一個(gè)敏感人物的電話,比如大家懷疑某某跟某某有特殊關(guān)系,恰好某某打電話找某某時(shí)被你接到了,這種時(shí)候千萬(wàn)不要捕風(fēng)捉影,不要去轉(zhuǎn)告第三人“誰(shuí)給誰(shuí)來(lái)電話了”,更不能在旁邊偷聽對(duì)方的電話內(nèi)容。不論是緋聞還是面對(duì)關(guān)系過于緊密的上下級(jí),接電話者都不能妄自猜測(cè),隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子,隨意猜測(cè)傳播嚴(yán)重破壞了正常的人際關(guān)系。
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