辦公室里使用傳真機的禮儀

辦公室里使用傳真機的禮儀

　　傳真機是遠程通訊方面的重要工具，因其操作簡便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，在商務活動中使用越來越多，頗受人們的青睞。使用傳真時，遵守下列這些禮儀規范會讓您的工作更加舒心、順利。

　　１，使用的先后問題。當你有一份很長的傳真需要發出去時，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁時，應讓他先用。

　　２，在公司里一般不要發私人傳真稿件。

　　３，如果遇到傳真紙用完時，應及時更換新傳真紙。如果遇到傳真機出故障，應及時找出原因，先處理好再離開，如不懂修理，就請別人幫忙。不要把問題留給下一個同事。

　　４，使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來不便。

　　相對于其它的通訊交流工具而言，傳真具有其不可替代的作用，成為不可或缺的辦公設備之一，在商務交往中運用廣泛。

　　由于傳真的使用廣泛，所以懂得商務傳真應具備的基本禮儀也是商務交往中極其重要的一個方面。現在的傳真機都有自動接收設置，從兩方面來看，如果設置成自動接收設置，那些要發送的廣告傳真，就會大量的發送到你的公司，雖然不花你的錢，但浪費傳真紙，還要花費時間和精力去看。因而眾多的公司都有固定人員對傳真機進行管理。

　　商務傳真作為商務交往中廣泛運用的通訊工具，管理商務傳真的商務人士在工作中就常會遇到發送傳真和接收傳真的各種問題。如何正確處理才能體現公司的形象和你個人的良好素質呢？

　　當你要接收傳真時，你要首先問清楚對方需要發給哪個部門或者哪個同事，這樣問的目的一是能把接收到的傳真及時地轉送到當事人手里，不耽誤商務交往的時間；二是確認發送傳真的對方是否搞清楚了要發送的地方，因為經常會有接錯傳真號碼的情況。如果發送對方說的部門或者同事不相符合，你可以再深入問是涉及哪方面的，然后再次確定商務對方是沒有問清楚發送方還是根本錯了號碼，可以使對方不發不必要的傳真。

　　為了避免給公司帶來干擾、節約時間和閱讀傳真精力，你要有一定的判斷，是否要接收這份傳真。傳真作為通訊工具，在許多宣傳公司的廣告或者是公司的名片，公司人員的名片中都有傳真號碼，傳真號碼的公眾性很高，所以，會有不法之徒趁此而入。如果遇到公司不需要接收的傳真時，你要問清楚對方發送傳真的意圖何在，再根據他的意圖判斷公司是否需要這樣的傳真信息，如果不需要，在保持公司良好形象的同時，果斷地拒絕，為公司把好商務傳真的窗口。

　　在接收傳真完畢后，你應該致電發送方，表示你已經收到了商務傳真，讓對方不至于擔心是否收到的問題。

　　溫馨提示：

　　禮儀禁忌——

　　1、發送傳真時要注意語言，要禮貌不要生硬，不要說:“給我信號，我要發傳真。”或者沒有在傳真上注明是給某某部門和某某的情況下，說：“傳真是給某某的，”不讓對方記下了就掛了電話，對方會因為匆忙之中沒有記牢而無從送達。

　　2、當對方不能準確說出要發送傳真的部門和個人就說公司沒有這個人，就掛斷傳真電話，粗暴地拒絕接收傳真，這樣做的后果一是會破壞公司形象，還有可能拒絕了誠心想商務交往的對方，而失去合作的機會。

　　禮儀技巧——

　　1、當你要接收一份傳真時，商務對方在沒有說清楚給誰，而自己也知道對方的確是商務交往的伙伴，此時你可以問他：“請問是送到上次您安排送達的某某手中嗎？”這樣，商務對方就會更明確地交待于你，你就不會找不到送處或送錯人了。

　　2、當你在發送傳真和接收傳真時剛好有同事或朋友來找你，你可以對對方說：“真不巧，我不得不先辦完手頭上的這件事。”或說：“我能一會兒再聯系你嗎？”有些特殊的商務傳真是不可以讓他人看見的。同時，你在發送傳真給商務對方的時候，你也最好先問上一句：“請問您，現在方便接收傳真嗎？”也讓商務對方避免這方面的失誤。

　　3、當你正在發一份傳真時，由于某種原因領導改變了主意讓你馬上中斷傳真，那么你可以和對方說：“對不起，傳真機突然卡住了，我待會兒再給您傳過去，好嗎？”如果你處理不好，會讓對方誤認為你并沒有誠意發傳真，或者認為你并不重視這個傳真，從而引起誤會。

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