辦公室管理規章制度

時間：2023-03-24 16:54:30 制度我要投稿

辦公室管理規章制度模板

　　在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的辦公室管理規章制度模板，歡迎大家分享。

辦公室管理規章制度模板

　　一、總則：

　　為加強辦公室人員工作行為管理，維護公司良好形象，特訂立本規范制度，明確要求，規范行為，制造良好的企業文化氛圍。

　　1、愛崗敬業，恪盡職守，認真負責的完成工作任務。對各項工作任務不折不扣的按程序辦理，不省略、不簡化、不拖拉。領導交辦的事務要快速處理，并適時匯報辦理結果，做到件件有著落，事事有回音。

　　2、嚴守工作紀律，遵守作息時間。不遲到，不早退，有事要請假。不在辦公時間串崗閑聊，不做與工作無關的事。

　　3、尊敬同事，待人真誠。同事之間友好相處，公平對待，虛心學習他人的優點和優點，相互團結，相互幫忙。

　　4、關愛集體，愛惜公物。積極參與各項活動，維護企業榮譽和形象。

　　5、不絕提高自身素養，刻苦學習，勤奮工作，自動承當任務，創新工作方法，甘于吃苦，自發奉獻。

　　6、誠實守信，言行一致。做到“今日事、今日畢”，“當日情、當日報”。

　　7、工作時間內不脫崗，快速、精準、適時地做好上情下達，確保政令暢通。

　　8、請假人員須事先布置好工作，非特別、緊急情況，不得用電話或請人代假。

　　9、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經理及總經理告知去向，并保證通信暢通，便于聯系。

　　10、要遵守保密條例。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到做事有規距，不能破規則。

　　11、自發保持辦公環境的乾凈有序，離開座位時，將椅子推動桌斗并保持桌面干凈。

　　二、賓客接待

　　1、本著熱誠、周詳的原則，認真做好賓客接待工作，給賓客留下良好印象。

　　2、當客人來訪時，應自動從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有實在業務應引領至相關部門，如探訪領導，應先請客人在辦公室接待區等候，告知被探訪領導，經同意后引領至領導辦公室。如領導無空會見，應委婉謝客，請客人另約時間。注意應始終面帶微笑。切忌態度生硬。

　　3、客人落座后，應適時為其送上飲料。遞送水杯應把水杯把手遞向客人，退后一步后再轉身退出。

　　4、客人來訪應注意介紹禮節。介紹行為應大方得體。介紹的原則是將級別低的介紹給級別高的；將年輕的介紹給年長的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國人介紹給外國人。介紹同行人員應先介紹級別高的，再按職位高處與低處依次介紹，也可以先介紹女士或年長者。

　　5、遞送名片時應用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方，接名片時要用雙手，并認真看一遍上面的內容。倘若接下來與對方談話，不要將名片收起來，應當放在桌子上，并保證不被其他東西壓起來，這會使對方感覺你很注重他。參與會議時，應當在會前或會后交換名片，不要在會中擅自與別人交換名片。

　　6、與人握手時應注意：快樂的握手是堅決有力，這能體現你的信念和熱誠，但不宜太用力且時間不宜過長，幾秒鐘即可。倘若你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手，只要自動向對方說明不握手的原因就可以了。女士應當自動與對方握手，同時不要戴手套握手。

　　三、電話禮儀

　　1、緊要的第一聲：當我們打電話給某人，若一接通，就能聽到對方親切、美妙的招呼聲，心里肯定會很快樂，使雙方對話能順當打開，對方也會有較好的印象。在電話中，只要略微注意一下本身的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說：“您好，這里是華羽家具”。但聲音清楚、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。因此接電話時應有“我代表公司形象”的意識。接電話必需使用一般話，嚴禁使用“喂、你找誰，等不優美用語”。

　　2、要有喜悅的心情：打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部神色會影響聲音的變動，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。

　　3、清楚明朗的聲音：打電話過程中一定不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿態對方也能夠“聽”得出來。倘若你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切動聽，充足活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意本身的姿態。

　　4、認真清晰的記錄：隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進行。在工作中這些資料都是非常緊要的。對打電話，接電話具有相同的緊要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。

　　5、了解來電話的目的：上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都非常緊要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避開誤事。我們首先應了解對方來電的目的，如本身無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　6、掛電話前的禮貌：要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后相互客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管本身講完就掛斷電話。

　　四、文件管理

　　1、文件的起草要全面、客觀、完整地體現工作意圖，合理使用文種，符合格式要求，重點突出，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清晰，語言簡潔，通俗易懂。

　　2、文件在送上級審批或簽發之前，必需反復核對確保無誤。

　　3、打印、發放文件必需經相關上級審核后方可印發。

　　4、凡正式行文應加蓋單位公章。使用印章必需報經總經理批準同意，對需加蓋印章的文書內容必需認真批閱，尤其是一些特別情況用印，更要批閱清晰，嚴禁擅自用印，非特別情況不得攜印外出。蓋印要嚴厲認真，蓋出的印章要端正、清楚、直觀便于識別，不能蓋歪和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對有相片的證書、證件用印，不宜將印章蓋人臉部，文件用印應壓年蓋月。

　　5、打印文件要注意保管原稿，應將原稿與一份成文一并存檔保存，以備查閱。

　　6、印發文件要做到文面清楚，字體適當，用紙規范，美觀大方。

　　7、依照檔案管理工作要求，適時做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作。

　　五、文印、電腦管理

　　1、文印人員按公司規定定時打印公司相關文件。

　　2、公司禁止私自打印個人資料以及一切與公司無關的資料。如有違反，依據情節輕重予以罰款處理。

　　3、辦公室人員遵守公司的保密規定，輸入電腦的信息屬公司機密，未經批準不準向任何人供給、泄露。違者視情節輕重予以處理。

　　4、辦公室人員必需依照要求和規定采集、輸入、輸出信息，為工作和有關部門決策供給信息資料。（采集、輸入信息以適時、精準、全面為原則。）

　　5、信息載體必需安全存放、保管，防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出公司。

　　6、辦公室人員應愛惜各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規范要求操作、保養。發覺故障，應適時報請維護和修理，以免影響工作。

　　7、嚴禁工作期間上網閑談、看電影、玩游戲等做各種與工作無關事。如有違犯，發覺一次按罰款10元一次處理，屢犯者將從嚴懲罰。

　　8、電腦室設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，否則，造成設備損壞的應照價賠償。